Limite de cota para armazenamento no Google Drive e e-mail Institucional
A Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DGTI/SGV) informa que, a partir de 31 de outubro de 2023, o Google Workspace da Universidade Federal de Lavras (UFLA) passará a ser operado com limite de armazenamento para todas as contas. Os limites foram estabelecidos em decorrência da mudança na política de armazenamento de e-mail e arquivos em nuvem pelo Google, e aplicada a todas as instituições de Ensino parceiras.
Cada usuário da conta institucional terá limite de armazenamento específico, conforme categorias a seguir:
- 200 GB: Servidor ativo, funcionário terceirizado, unidade organizacional, pessoal de associação temporária, bolsista de apoio técnico e entidade acadêmica;
- 15 GB: Servidor aposentado, estudante regularmente matriculado, egresso e entidade de representação estudantil.
Sugestões de ferramentas para gerenciar a conta institucional no Google (é necessário estar autenticado com a respectiva conta institucional):
- Para consultar o armazenamento utilizado pela conta, acesse o link https://drive.google.com/settings/storage
- Para analisar e excluir arquivos grandes ou desnecessários, acesse o link https://drive.google.com/drive/quota
- Para liberar a lixeira do Drive, acesse o link https://drive.google.com/drive/trash
- Para obter mais informações sobre a conta no Google e tutoriais, acesse o link https://support.google.com/mail/answer/6374270#zippy=%2Cgmail
A implementação de cotas individuais de armazenamento no âmbito da UFLA é necessária para garantir o bom funcionamento do serviço de correio eletrônico e ferramentas de colaboração.
A DGTI ressalta a importância de excluir do Drive os arquivos que estão duplicados. Isso evita desperdício pelo consumo duplicado de espaço. Os usuários com o consumo de espaço acima do limite estabelecido ficarão automaticamente impedidos de gravar novos arquivos, enviar e receber e-mails.
A contagem do volume de armazenamento leva em consideração todas as ferramentas do Google Workspace, tais como Drive, Gmail, Documentos, Meet, Classroom, Fotos, etc. A definição dos limites de espaço para cada categoria de usuários, na UFLA, derivou de uma avaliação do consumo vigente, e se encontra alinhada com as demandas institucionais e o padrão de utilização predominante entre a maioria dos usuários.
Recomenda-se ainda que os usuários façam as adequações às novas cotas de armazenamento antes do prazo informado. Não obstante, o serviço de correio eletrônico e ferramentas de colaboração no âmbito da UFLA devem ser utilizados em conformidade com a resolução CIGOV Nº 1, de 2 de julho de 2021. Tal resolução estipula que as contas serão canceladas após os seguintes eventos, mas não se limita a:
- 180 dias após a conclusão do curso (somente egressos);
- Trancamento ou desligamento do curso;
- Exoneração, redistribuição ou demissão do servidor público;
- Encerramento de contrato com ocupante de posto;
- 24 meses sem fazer logon no serviço.
O serviço foi implementado na UFLA no ano de 2019 e, na época, o Google informou que o armazenamento seria ilimitado para todas as Instituições, no entanto, em 2022, o Google impôs um limite de armazenamento de 100 TB. Segundo o Google, esse limite foi implementado “por causa do uso indevido dos serviços Google Workspace for Education no armazenamento de filmes, séries e livros".