Em janeiro, tramitação de documentos e processos na UFLA deixará de ser feita pelo Sipac e passará ao SEI
A partir de 2 de janeiro de 2023, a Universidade Federal de Lavras (UFLA) deixará de usar o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac) para a tramitação de documentos e processos administrativos. O novo sistema a cumprir a função será o Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Como parte dos preparativos para a mudança, foi realizada uma reunião na manhã de segunda-feira (5/12) com os profissionais ocupantes de cargos comissionados e funções gratificadas na Universidade, além de integrantes da comissão de implantação do SEI. O objetivo foi apresentar a nova ferramenta e informar sobre o processo de migração entre os sistemas.
De acordo com o reitor, professor João Chrysostomo de Resende Júnior, que abriu o encontro no Salão de Convenções, um conjunto de fatores levou à necessidade de mudança no sistema utilizado pela UFLA. "O Sipac já apresenta várias limitações para atualização, além do fato de que outros órgãos públicos federais já utilizam o SEI, o que nos deixava, em certa medida, desconectados dos demais". O reitor também ressaltou que a virada do ano foi considerada o momento ideal para a migração, já que é um momento estratégico, em razão dos fluxos de numeração e codificação de documentos, por exemplo.
A implantação do SEI na UFLA contempla a meta M18.13, estipulada no Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTIC/UFLA), que abrange o eixo de iniciativas de Transformação Digital na Instituição.
Acesse o conteúdo da apresentação feita na reunião
O que muda na rotina com o novo sistema?
Atualmente, quando é necessário tramitar memorandos dentro da Instituição, ou processos, como os de avaliação de desempenho de servidores, por exemplo, utiliza-se o Sipac. Essas funções, dos módulos de “Comunicação” e “Protocolo” do Sipac, passarão a ser feitas integralmente pelo SEI. Esses módulos serão desabilitados no Sipac para inserção de novos processos, ficando disponíveis apenas para consulta, tramitação com inserção de documentos e finalização de processos já iniciados.
O coordenador de Sistemas de Informação da Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DTGI), Thiago Bellotti Furtado, destaca que não haverá migração, para o SEI, dos processos e documentos já registrados no Sipac. A utilização do SEI estará disponível apenas para a criação de novos registros. Ele também explica que outras funções do Sipac, como a realização de requisições de almoxarifado ou a tramitação de atas de registro de preço, por exemplo, continuarão a ser executadas pelo antigo sistema.
A Comissão designada para atuação no processo de implantação do SEI possui, entre outros, integrantes nomeados como Agentes de Mudança e que representam as diferentes unidades da Instituição. Eles auxiliaram no levantamento dos processos que deverão migrar para o SEI e podem ser acionados caso exista alguma dúvida sobre a utilização do sistema. Caso o agente de mudança não consiga sanar as dúvidas ou dificuldades existentes, ele poderá abrir um chamado de apoio técnico por meio do sistema de registro de chamados no Catálogo de Serviços da DGTI.
Com o trabalho da Comissão, foram analisados, padronizados, classificados e inseridos 554 tipos de documentos passíveis de tramitação pelo SEI. Há uma base de conhecimento, com tutoriais sobre a ferramenta - Acesse os conteúdos. Além disso, foi desenvolvido, pela equipe de webdesigner, o Portal SEI, que concentra e organiza uma série de informações relacionadas ao sistema.
Sobre o SEI
O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), mas deixou de ser apenas um sistema da Justiça Federal e tornou-se projeto estratégico para toda a administração pública, amparando-se e promovendo premissas altamente relevantes e atuais, tais como: a inovação, a agilidade, a economia de recursos públicos, a transparência administrativa, o compartilhamento do conhecimento produzido e a sustentabilidade. Constitui uma ferramenta de gestão de documentos e processos eletrônicos, tendo como objetivo promover a eficiência administrativa.
Com interface amigável, o SEI permite que unidades, mesmo distantes fisicamente, atuem de forma simultânea no mesmo documento, o que colabora para reduzir o tempo de realização das atividades.
O SEI integra o Processo Eletrônico Nacional (PEN), uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública que permite a tramitação de documentos entre tais órgãos. Essa integração ao PEN, entretanto, não está incluída no projeto de implantação do SEI na UFLA, e deverá ser objeto de novas etapas de trabalho.
Imagem criada pela DGTI