As aquisições e contratações de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) apresentam normativos específicos. Assim, diante da necessidade da UFLA em ter uma unidade especializada para essas aquisições e contratações, em outubro de 2019, foi criado o Núcleo de Planejamento e Gestão das Contratações de Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (NPGC-TIC) e incorporado à Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DGTI).
Com a alteração da estrutura organizacional da UFLA, a partir de 2020, o NPGC-TIC se tornou a Coordenadoria de Aquisições de Tecnologia da Informação e Comunicação (CATIC/DGTI/PROPLAG).
Em 2021, com a criação da Superintendência de Governança (SGV), a CATIC, assim como a DGTI, deixou de pertencer à estrutura da PROPLAG e se tornou a Coordenadoria de Aquisições de Tecnologia da Informação (CAT/DGTI/SGV).

A DGTI, conforme Portaria Normativa da Reitoria nº 9, de 12 de janeiro de 2022, referendada pela Resolução Normativa CUNI nº 1, de 10 de fevereiro de 2022, alterada pela Resolução Normativa CUNI nº 57, de 11 de outubro de 2022 e pela Resolução Normativa CUNI nº 108, de 20 de outubro de 2023, é uma Unidade de Aquisição e Contratação que tem como atribuição específica desenvolver as atividades de gestão, instrução de processos, de suporte e orientação à aquisição de materiais e contratação de serviços enquadrados como soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), a partir das necessidades de âmbito institucional apresentadas pela Direção Executiva da UFLA, bem como aquelas específicas das Unidades Acadêmicas, além daqueles não enquadrados como soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), desde que derivem das necessidades específicas da DGTI.

A CAT é a unidade da DGTI considerada Unidade de Suporte à Aquisição e Contratação, sendo responsável por planejar, gerir e executar a fase interna da aquisição de materiais e contratação de serviços sob responsabilidade da DGTI. 

Primeiramente, para a demanda ser atendida, deve estar alinhada com o Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação - PDTIC da UFLA .

A demanda deve, também, estar prevista no  Plano de Contratações Anual - PCA para o ano corrente, disponível para consulta no  Portal Nacional de Contratações Públicas - PNCP.

Caso a demanda não esteja prevista no PCA, deve ser incluída, para somente assim ser submetida à DGTI.  Seguem as instruções para essa inclusão:

• Logar no Sistema PGC, disponível em: https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp 
• Uma vez logado, selecionar a opção PGC - Planejamento e Gerenciamento de Contratações
• Logo a seguir, escolha a opção: “PCA 202X - Em execução” e clique no botão "Criar" no canto superior direito da tela. Assim, deverá ser preenchido o DFD nesse sistema. Uma vez concluído o DFD, informar à Proplag a inclusão da demanda para análise e aprovação, informando o número do DFD criado, por meio do e-mail This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.     
• Caso a unidade não tenha perfil de acesso ao Sistema PGC, a solicitação também deve ser feita à Proplag por meio do e-mail This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.  contendo o formulário para acesso ao sistema, devidamente preenchido
• Link para o formulário: https://docs.google.com/document/d/18HrPdADFEHfOp7GsCht7NYAgzvX4SMdHJdo4Vr8o0Bg/edit?usp=sharing 

Uma vez aprovado pela Proplag, o DFD deve ser baixado do sistema PGC e anexado ao SEI, conforme orientações abaixo.

Assim, a próxima etapa para formalizar a demanda, após verificar alinhamento com PDTIC e PCA, é a seguinte: iniciar, no SEI, um processo “restrito” do tipo “Tecnologia da Informação: Aquisição e Contratação de TIC”.

A hipótese legal para o processo ser restrito no SEI é: “Documento Preparatório (Art. 7º, §3º, da Lei nº 12.527/2011)”.

Após, deve ser criado e preenchido, no próprio SEI, o documento do tipo “TIC: Documento de Formalização de Demanda - DFD”, que trata-se de um despacho da área requisitante e que deve ser assinado pela chefia da área requisitante e pelo(s) integrante(s) requisitante(s).

Nesse processo, deve ser inserido também o DFD Digital baixado do Sistema PGC, como documento do tipo “Externo”, sendo o tipo de documento “Anexo”.

Feito isso, o processo deve ser enviado para a unidade “DGTI/SGV - Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação”.

Informações importantes:

• O despacho (documento SEI do tipo “TIC: Documento de Formalização de Demanda - DFD”) possui notas explicativas que devem ser observadas para o devido preenchimento e depois apagadas
• O Responsável pela demanda deve ser obrigatoriamente Diretores no caso das Faculdades/Escolas/Institutos ou Pró-Reitores, no caso das Pró-Reitorias e unidades, diretorias e coordenadorias pertencentes às mesmas
• O integrante requisitante pode ser qualquer servidor pertencente à área requisitante, que seja do quadro (docente ou técnico administrativo), indicado e devidamente informado pelo Responsável pela demanda e que esteja apto a passar as informações sobre o objeto demandado durante a elaboração dos documentos do processo de compra

Após recebimento do processo pela DGTI e análise e enquadramento do DFD Digital pela Autoridade Máxima da Área de TIC, o processo será encaminhado à Superintendência de Governança para aprovação e emissão de portaria instituindo a Equipe de Planejamento da Contratação, que trabalhará no processo de compra.

Quanto aos documentos a serem trabalhados pela Equipe de Planejamento da Contratação, a Coordenadoria de Aquisições de TI - CAT/DGTI fará as devidas orientações e disponibilizações nos momentos pertinentes.

Maiores informações sobre os processos de compras de TIC podem ser obtidas na base de conhecimento https://kb.ufla.br/shelves/contratacoes-e-aquisicoes-de-tic